Grunden för ett bolags framgång är att ha koll på leads, kunder och sin pipeline. Ett CRM-system är ett måste för alla som arbetar med försäljning och det gäller oavsett typ av bolag och storlek. Utmaningen handlar inte om man har eller inte har ett CRM-system, utan att man faktiskt använder funktionaliteten och maximerar värdet av CRM:et.
Att logga alla kunddialoger och aktiviteter som samtal, e-mail och möten. Att få påminnelse om när nästa kontakt ska tas. Lära sig om mer om kund eller lead genom att dokumentera olika datapunkter, som är unika för era kunder t ex industi eller roll i beslutprocessen. Att ha kontroll över försäljningspotentialen genom att göra uppskattningar på deal-size och var i pipeline leadsen befinner sig.
Ett CRM använt rätt, är en av nycklarna till hållbar och långsiktig framgång. I ett mindre konsultbolag är det ofta flera som arbetar med försäljningen parallellt med att man även har andra arbetsuppgifter och/eller är ute på uppdrag. Ett samordnat arbetssätt i CRM-systemet minskar risken att missa en kundförfrågan eller ett mail. Det underlättar även när man anställer en första eller flera nya säljare, då finns redan alla leads och kunder samlade på ett ställe och rätt använt finns även all dialog dokumenterad.
Efter ekonomisystemet så är logiskt att mindre bolag satsar på ett CRM-verktyg, innan man satsar på andra verksamhetsnära systemstöd. Men för att driva ett konsultbolag är kontroll av nya och pågående uppdrag samt beläggningsplanering en mycket viktig del av det dagliga arbetet för t ex en VD eller konsultchef. Dessa funktioner finns inte naturligt i CRM-system, då de främst är byggda för klassisk B2B- eller B2C-försäljning. Men med lite kreativitet kan man bygga om traditionella CRM-funktioner så att man till stor del täcker in de grundläggande behoven för ett konsultbolag.
I bloggen Tips på CRM-system för konsultbolag tipsar om våra favoriter bland det stora antalet CRM-system som finns på marknaden.
Med ett CRM-verktyg klarar man sig ganska långt skulle jag säga, men då behöver man tänka utanför de traditionella CRM-ramarna. Under de senaste åren har CRM-system blivit mer flexibla och anpassningsbara. Har man som konsultbolag koll på sina processer så kan man med kreativitet och struktur återanvända traditionella CRM-funktioner så att de passar bättre konsultbolagens behov av t ex uppdrags- och beläggningsplanering.
De viktigaste byggstenarna i ett CRM verktyg är kunddatabasen med företag och kontakter, pipelinen, samt aktiviteter dvs den del som hjälper till att hålla kolla på alla kommande aktivieteter t ex påminelser om när man ska kontakta företaget igen.
Konsulterna blir produkter - I de flesta CRM-system kan man lägga in sin produktkatalog. Konsulterna ett konsultbolags produkter så logiskt är att en konsult blir en eller flera olika produkter beroende på om hen har en eller flera roller. Optimalt blir om CRM-systemet har möjlighet till så kallad product duration. (Hur länge köper man produkten - tänk hotellrum där duration är antal nätter) och man kan markera hur många och vilka dagar denna produkt är upptagen. Samt att även addera t ex pris per timme. Finns det stor flexiblitet i hur man kan utforma produktkortet så kan man t ex lägga till en pdf med konsultens CV.
Skapa en pipeline för uppdrag. I många CRM-system kan man ha flera olika piplines. Smart är att dela upp nykundsförsäljning - hitta nya kunder och merförsäljning av uppdrag - sälja mer till samma kund, i olika pipelines. Varje nytt uppdrag från samma kund blir ett nytt dealkort i merförsäljningspipen och samtidigt blir dealkort blir assosierat med företagets kundkort. För en säljare eller konsultchef är det viktigt att veta i vilket steg befinner sig ett uppdrag i, t ex:
Under uppdragets gång skiftar ansvaret ofta mellan t ex en säljare och konsultchefen. På mindre konsultbolag är kan de två rollerna tillhöra samma person, men det är trots det viktigt att veta status på uppdraget.
Optimalt är om man kan anpassa dealkortet med t ex start och avslut av uppdrag. Då får man datapunkter att t ex föra över till ekonomisystem och lägga en påminnelse om att lyssna på eventuell förlängning eller att börja hitta nya uppdrag för konsulterna x antal månader innan uppdraget avslutas.
Man kan lägga till vilka produkter dvs konsulter som kunden är intresserade för detta uppdrag genom att koppla produkt till dealkortet. Har man timpris för produkten kan man enkelt sätta ihop en offert.
Även om det finns flera fördelar med att anpassa sitt CRM till konsultbolagets behov finns det även några utmaningar som man bör ta med i beräkningarna.
Det som är svårast är att få till i CRM-verktyget, är hur man på ett enkelt sätt vet att en konsult är upptagen under en viss period. En produkt är ofta "obegränsad" dvs man kan sälja flera exemplar av samma produkt. Men en konsult är begränsad till max 100% beläggning. Ska man markera produkten som osäljbar eller "out of stock" under en viss period eller gå in och uppdatera produkttexten med när konsulten är ledig igen, varje gång konsulten går ut på nytt uppdrag? Oavsett är det svårt att få till en enkel lösning att snabbt se en konsults beläggningsstatus.
Vill man kunna beräkna och följa sin beläggningsgrad t ex för olika tidsspann eller olika team, så räcker det inte med att följa hur mycket man har sålt respektiv produkter aka konsulter för. Man måste sätta hur mycket man har sålt konsulten i relation till eller förstå hur man gör när konsulten är såld på 50%.
För att bygga om CRM-systemet utifrån konsutlbolagens behov behöver man flexibilitet i pipelines, produkter och t ex Customer fields och då måste man välja en mer avancerad och mer kostsam nivå av CRM-verktyget. Det räcker inte med att välja ingångsnivåerna för t ex i Hubspot får man bara tio stycken customer properties - dvs datafält att anpassa och i Pipedrive 30 stycken, varav ett flertal behövs för att anpassa eran säljprocess.
Precis som de som bygger ett helt eget konsultsystem så står man med utmaningen att man själv är ansvarig för all utbildning och framtida utveckling och anpassningar. De som säljer CRM-systemet har ofta inte erfarenhet av konsultbranschens arbetssätt och processer och därför behöver konsultbolaget själv var drivande inte bara i första steget utan långsiktigt.
Ett annat alternativ är att låta CRM-verktyget vara renodlat för leads och kundrelationen och ha ett eget verktyg för själva konsultaffären. Vi kallar det ett verksamhetsnära konsultsystem.
Att välja att komplettera CRM med ett konsultsystem är att välja ett verktyg som är byggt för konsultbolagens processer, och skapat av personer med gedigen erfarenhet av alla delar av konsultbranschen.
Bolaget samlar processer, arbetsätt och data runt uppdragshantering, beläggningplanering och resurshantering i ett konsultverktyg som t ex Bizzcoo.
Genom att integrera ert CRM med Bizzcoo via API så skapar ni ett optimalt flöde där CRM stöttar de renodlade säjprocesserna och Bizzcoo stöttar de processer som är kopplade till konsultaffären. Genom API mot ekonomisystem underlättar man framtagning av underlag för t ex fakutrering och lön.
Är du intesserad av att titta närmare på ett konsultverktyg och hur man integrerar sitt CRM? Boka en demo så svarar vi på alla dina frågor.