Att ha ett CRM-system är idag en hygienfaktor för alla bolag som vill ge en professionell kundupplevelse och ha koll på potentiella och nuvarande kunder.
Rätt använt behöver man inte vara orolig att missa möte, maildialoger eller uppföljning av leads. Det underlättar även för hela teamet om en kollega är sjuk, slutat eller är på semester. När allt finns om kunden finns loggat t ex hur gick dialogen när ansvarig säljare senast hade kontakt, när man ska återkomma för nästa dialog eller om man har integrerat med ett marketing automation system, vilka nyhetsbrev eller utskick har leadset öppnat och läst.
Men utmaningen är att hitta ett system som passar ditt företagsbehov.
Vad är viktigt att tänka på när man tittar över ett nytt CRM system? Det finns ett stort utbud av CRM-system. Vi har sammanställt några frågor som är viktigta att ha tänkt igenom innan man väljer CRM-system.
FRÅGA: Hur många ska använda det?
Är det ett mindre bolag eller ett bolag med bara ett team säljansvariga så bör man undvika CRM system som riktar sig till Enterprisebolag, även om det systemer säger att de även riktar sig mot SME-segmentet. Likaså är det stor skillnad CRM för B2C-bolag. Titta efter CRM som matchar er storlek och säkerställ att det finns en tillväxtmöjlighet.
FRÅGA: Hur många kontakter - lead och kunder - räknar man med att ha i databasen?
I prismodellerna för CRM finns ibland olika nivåer av antal kontakter som man har i databasen. Ibland kan man köpa till fler kontakter till en extra kostnad. Det brukar kosta relativt mer för de vill att man hellre ska uppgradera till en mer avancerade lösning. Men det viktiga är att man kan börja på en nivå och öka när behovet ändras. En riktlinje kan vara att det ska vara enkelt kan se hur mycket nästa steg eller en uppgradering kostar.
FRÅGA: Vad ska det användas till? Vilka processer vill man att den ska klara av?
Är det främst säljprocessen så finns det ett stort antal alternativ. Men vill anpassa systemet till till fler processer i konsultbolaget är viktigt att att veta vad man vill göra och att det krävs en större flexibilitet och anpassnings möjligheter i CRM:et. Det går att hacka ett CRM men man måste vara kreativ.
FRÅGA: Hur integrerad är bolagets marknad och sälj?
Om bolagets sälj- och marknadsavdelning har ett nära samarbete är det smart att välja ett system som både är stark på sälj och marketing automation. Då kan man enklare följa leads från okända till identifierade MQLs till SQLs. På många konsultbolag använder man marknadsföring främst till employer branding. Då kan säljprocessen vara ganska stand alone och då räcker ett mer traditionellt fokuserat CRM.
FRÅGA: Var lagras datan?
GDPR börjar bli en klassisk fråga som internationella CRM-bolag hanterar bra idag. Alla bolag som är intresserade av den europeiska marknaden har separat lagring inom Europa, men det är ändå viktigt att förstå speciellt om man väljer t ex ett amerikanskt alternativ. Det finns mycket bra svenska och nordiska lösningar som stödjer GDPR.
FRÅGA: Var finns supporten och hur är tillgängligheten?
Är det viktigt att snabbt få svar så är det viktigt att kolla var supporten finns. Är det ett globalt bolag bakom CRM-systemet har man ofta support som fungerar under svenska tider, med det är alltid värt att kolla upp det. Annars kan en chattdialog släpa efter i ett antal timmar för att supporten sitter i en helt annan del av världen.
FRÅGA: Är det tydligt hur man kan växa?
Är det enkelt att se om man kan gå från t ex basic, business till processional samt vad som ingår samt vilka begränsningar som finns på varje nivå. Har man ett "marketplace" med färdiga connections till andra system så att man kan integrera ny funktionalitet utifrån behov?
Pipedrive är ett flexibelt CRM-system, som alltid hamnar i topp på ett fler rankinglistor. Fördelen är att det fungerar bra både för mindre och större konsultbolag, då det startade med målgruppen mindre bolag
Flexibilitet: Är tydliga med att de har "Custom Field" dvs att man kan anpassa CRM till sin verksamhetsbehov även på den enklaste och billigaste versionen. Har automations och workflows som underlättar arbetat för alla som använder systemet.
GDPR: Anpassat sig till Europas GDPR-krav.
Support: 24/7 chattsupport på engelska.
Läs mer om Pipedrive
Hubspot är ett CRM-system som växer i popularitet och har hög flexibilitet och är lätta att addera moduler som Marketing, CMS, Service och Operation i olika nivåer utifrån olika behov.
Initialt främst för mindre och medelstora bolag B2B, men nu är det fler och fler stora bolag inom B2C som använder det. Smidigt att testa då nivån av lägsta nivån på CRM är helt gratis och innehåller förvånansvärt mycket. Med Hubspot är enklet att skala upp och ner och välja bland moduler.
Inbound marketing är Hubspots främsta väg för att skapa mer leads och affärer.
Flexibilitet: Mycket anpassningsbart genom bland annat custom properties, automation och workflows. Men det beror på vilken nivå man väljer hur mycket man får tillgång till.
GDPR: Anpassat sig till Europas GDPR.
Support: Har en bra support via chatt, vissa nivåer även via telefon, och ett gediget kunskapsbibliotek och utbildningsfilmer.
Vi på Bizzcoo använder själva Hubspot CRM, Sales Hub, CMS och Marketing Hub och vill ni ha tips är det bara att kontakta oss så visar vi gärna hur vi har anpassat Hubspot till våra behov och ett och annat smart trix.
Ett svenskt CRM-plattform som fokuserar på att underlätta säljprocessen och all kommunikation med kalla eller varma leads. Upsales har integrationer med många andra svenska system t ex inom ekonomi, dokumenthantering och e-signering. Riktar sig till medelstora bolag. Svårt att veta vilka olika nivåer som finns samt vad det kostar, man måste kontakta deras sälj för att få ett pris.
GDPR: Anpassat sig till Europas GDPR.
Support: Har en både telefon och chattsupport, på både svenska och engelska.
Läs mer om Upsales och hur av en av deras konsultkunder - Axö Consulting använder Upsales.
Airtable är inte ett "traditionellt" CRM-system utan mer en low/no code databasplattform där man kan skapa sitt eget CRM-system och resursplanering utifrån olika mallar och även bygga vidare för att optimera processer sin verksamhet.
Flexibiliteten är mycket stor och det är egentligen bara ens egen kreativietet och hur tydiga processer man har som sätter stopp för var man kan bygga. Titta närmare dessa exempel på mallar för CRM för att bättre förstå hur Airtabel fungerar.
Alla fyra tips har även marknadsplatser så att man enkelt kan addera och integrera ytterligare tjänster till ert egen ekosystem av stödverktyg.
Det viktigste är oavsett CRM att man tar sig tid att lära sig systemets funktionalitet för att få ut maximal nytta samt att man verkligen använder det genomgående. Då slipper man vara orolig att man har missat en möjlighet till nyförsäljning eller merförsäljning till existerande kund.
Vill du integrera något av ovanstående eller ditt nuvarnade CRM med Bizzcoo går det självklart bra! Boka ett möte så visar vi hur enkelt vårt API är.
Lycka till!