Hitta systemstöd som matchar din växande affär

Madeleine Söderman 29 april 2021
Tillväxt ger växtvärk. Hittar rätt system som matchar dina processer.

Tillväxt ger växtvärk

Alla organisationer som vill expandera kommer att få växtvärk. Det kan vara allt från för små lokaler men ofta är det processer och systemstöd som inte är optimerade. Att växa är kul men utmanande, och det är värt att ta sig tid för göra en ordentlig hemläxa för at kunna se över vilket systemstöd som passar bäst. Inte bara passar bäst idag utan även kan växa med era ambitioner. 

Målet är en IT-lösning som motsvarar eller kanske till och med överträffar de förväntningar man satt upp. Var öppen för nya lösningar för att hitta det som passar er och er affär bäst. 

Så hur gör du då när du ska leta efter systemstöd? Vilka steg behöver du tänka på när du ska välja och besluta vilket som passar er bäst? Och hur går själva implementeringen till? Vi tar de steg för steg.

 

STEG 1: IDENTIFIERA PROCESSER OCH PROBLEM?

Ni har på företaget ett antal processer som är avgörande för att er konsultaffär ska fungera. Definiera vilka de är och gå igenom hur de funkar. Gå igenom vilka processer ni har problem med. Ett exempel på processer där många konsultbolag har utmaningar är i säljprocessen och även i överlämningen från sälj när affären är klar och leveransen ska ske.

Här finns ofta krävande och frustrerande moment för att de inte är enkla och effektiva, det är ofta här man tappar fart och kontroll. Hur vill ni att processen ska fungera? Vilka hinder och  krångliga moment vill ni minimera och ta bort?

STEG 2. VILKA VERKTYG HAR NI IDAG?

Arbetskostnaden för att manuellt hantera och flytta information mellan olika verktyg är hög och frustrationen stor. Det är vanligt att konsultföretag har flera olika system och lagringsplatser för att hantera information runt konsultaffären.

Exempel kan vara att CV finns i word- eller pdf-format på drives och mappar på någons desktop, verktyget där information finns om egna konsulter är inte är samma som för underkonsulter och att information om beläggning och uppdrag inte finns där CV finns.

Finns det något system eller moment ni tycker är mer ineffektivt än annat? Lista vilka verktyg ni har som stödjer er affär, och vilka ni vill ersätta.

 

STEG 3. VILKET VERKTYGSSTÖD FINNS?

Nu vet du vilka processer som inte fungerar bra och de brister som finns i de verktyg du har idag. Nu är det dags att ta reda på vilka lösningar som finns för att hjälpa dig vidare genom att söka brett efter information och fråga andra. Ta referenser och tänk på att det verktyg ni väljer ska vara enkelt att börja arbeta i utan en lång implementationsprocess. Kan du börja i en del av affären och ”växa in” i systemet utan att från start betala för funktioner du inte kommer använda. Det ska vara enkelt och billigt att byta ut om det visar sig inte stödjer era behov.

 

STEG 4. HUR VÄLJER DU RÄTT LÖSNING?

Alla leverantörer vill hjälpa dig att lyckas. Hur gör ni detta så smidigt som möjligt? Tänk på att det ska vara lika enkelt att implementera som att byta vid senare tillfälle.  

Välj ut minst tre stycken leverantörer och be dem presentera:

  • Vilken lösning de har?
  • Vilka problem de löser?
  • Hur flexibla systemen är för anpassning till er affär?
  • Hur kommer ni igång på enklast möjliga vis?
  • Har de några kunder som liknar er idag och tillväxtambitioner?
  • Hur deras roadmap för framtiden ser ut
  • Hur fungerar en implementation av systemet?
  • Hur de tar hand om dig när systemet är implementerat?
  • Hur viktig är du för dem?
  • Be om en demo och att få testa verktyget

Utöver ovan så hantera de kommersiella frågorna, inte bara pris utan hur betalning sker och längd på kontrakt. Idag är alla leverantörer villiga att hjälpa till med överföring av data från dina gamla verktyg, men hur detta hanteras kan vara olika. Är on-boardning är inkluderad eller krävs kundunika anpassningar och leder till en hög kostnad för uppstart. 

BOKA: GRATIS PROCESS WORKSHOP

Vi på Bizzcoo har lång erfarenhet av både konsultprocesser, inköpsprocesser och systeminköp, vi delar gärna med oss av den metodik och de faktorer som hjälpt oss tidigare. Under två timmar går vi igenom din affär och mappar upp de processer och verktyg som är kritiska och hur de är integrerade med varandra.  Därefter har ni en bra utgångspunkt inför möte med leverantörer. Boka en två timmars gratis workshop tillsammans med våra experter.

Lycka till!